Anh Quân, chủ một công ty thi công PCCC ở Hà Đông, từng hỏi thẳng chúng tôi: có dịch vụ kế toán thuế tại Hà Nội nào theo sát được tiến độ từng công trình không, hay chỉ biết cộng sổ cuối tháng? Câu hỏi đó chúng tôi nghe không ít lần. Làm nghề thi công PCCC, chúng tôi hiểu rõ một điều: kỹ thuật giỏi chưa đủ, nếu sổ sách không theo kịp tiến độ công trình thì đến lúc quyết toán, mọi thứ rối như tơ vò.
Theo dõi hợp đồng thi công – thách thức kế toán của công ty PCCC tại Hà Nội
Một công trình PCCC bình thường đi qua nhiều giai đoạn: khảo sát, lắp đặt, nghiệm thu từng hạng mục, bàn giao. Mỗi giai đoạn phát sinh chi phí khác nhau, có khi tạm ứng trước, có khi thanh toán theo phần trăm khối lượng hoàn thành. Nếu kế toán chỉ ghi nhận doanh thu một lần khi xuất hóa đơn cuối cùng, công ty rất dễ nộp thuế sai kỳ, hoặc tệ hơn, không biết công trình nào đang lỗ.
Chúng tôi từng chứng kiến một đơn vị thi công hệ thống báo cháy cho chuỗi cửa hàng nhận cùng lúc bốn hợp đồng nhỏ. Kế toán gộp chung doanh thu, chi phí vào một sổ. Đến cuối quý không tách được hợp đồng nào lãi, hợp đồng nào lỗ. Chủ doanh nghiệp chỉ biết tổng số tiền về tài khoản, còn từng công trình cụ thể thì mù mờ.
- Không tách được chi phí vật tư, nhân công theo từng công trình khi cần báo cáo cho chủ đầu tư.
- Đến kỳ quyết toán mới phát hiện thiếu hóa đơn đầu vào cho vật tư đã lắp đặt từ vài tháng trước.
Vấn đề nằm ở chỗ nhiều công ty PCCC chọn kế toán theo tiêu chí giá rẻ, chưa từng hỏi xem đơn vị đó đã từng làm việc với ngành xây dựng, thi công hay chưa. Đến khi phát sinh vướng mắc mới cuống cuồng đi tìm đơn vị khác. Vừa mất thời gian, vừa dễ mất uy tín với chủ đầu tư vì báo cáo chậm.
Vì sao công ty PCCC cần kế toán thuế theo dõi sát hợp đồng thi công
Hợp đồng thi công PCCC khác hẳn hợp đồng bán hàng thông thường. Một hợp đồng có thể kéo dài ba đến sáu tháng, chia làm nhiều đợt nghiệm thu, mỗi đợt gắn với một khoản thanh toán riêng. Kế toán phải ghi nhận doanh thu theo tiến độ hoàn thành, không phải dồn hết vào lúc ký hợp đồng hay lúc nhận tiền.
Chúng tôi thấy nhiều công ty mới thành lập thường bỏ qua bước này. Một đơn vị vừa xong thủ tục thành lập công ty PCCC tại Hà Nội đã vội nhận hợp đồng lớn mà chưa kịp thiết lập cách hạch toán theo từng giai đoạn thi công. Kết quả là báo cáo tài chính cuối năm không phản ánh đúng tình hình, đến lúc cơ quan thuế hỏi đến là lúng túng.
Vật tư PCCC cũng là một khoản riêng cần lưu ý. Đầu báo khói, đầu báo nhiệt, bình chữa cháy, dây tín hiệu, mỗi loại có quy cách nhập kho, xuất kho khác nhau. Nếu từng công trình đòi hỏi thiết kế hệ thống PCCC riêng biệt, chi phí vật tư và nhân công lắp đặt cũng phải tách theo từng thiết kế đó, tránh gộp chung khiến báo cáo giá thành sai lệch.
Nhân công thời vụ là điểm dễ sai sót thuế nhất. Đội thi công PCCC thường thuê thêm thợ điện, thợ hàn theo từng công trình, trả công theo ngày hoặc theo khối lượng. Nếu không có hợp đồng lao động thời vụ, chứng từ chi trả rõ ràng, khoản chi này rất dễ bị loại khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Chúng tôi từng thấy một công trình bị loại gần hết chi phí nhân công thuê ngoài chỉ vì thiếu bảng chấm công và phiếu chi có chữ ký đầy đủ.
Kinh nghiệm chọn dịch vụ kế toán thuế tại Hà Nội để theo dõi hợp đồng thi công PCCC
Sau nhiều năm làm việc với các đơn vị kế toán khác nhau, chúng tôi rút ra một nguyên tắc đơn giản: đừng chọn kế toán chỉ vì giá rẻ, hãy chọn người hiểu ngành xây dựng, thi công. Một kế toán quen làm cho quán ăn, cửa hàng bán lẻ sẽ rất lúng túng khi gặp hợp đồng thi công chia nhiều đợt thanh toán.
Để dễ hình dung, chúng tôi tóm tắt ba hướng công ty PCCC thường chọn khi xử lý kế toán thi công:
| Hướng xử lý | Phù hợp với | Rủi ro cần lưu ý |
|---|---|---|
| Tự thuê một kế toán nội bộ, làm kiêm nhiều việc | Công ty đã có vài công trình ổn định, doanh thu đều | Dễ quá tải khi nhận thêm hợp đồng lớn, thiếu người kiểm tra chéo |
| Thuê dịch vụ kế toán tổng hợp, không chuyên ngành xây dựng | Công ty mới thành lập, ít hợp đồng, muốn tiết kiệm chi phí ban đầu | Không quen hạch toán theo tiến độ, dễ bỏ sót chứng từ vật tư, nhân công thời vụ |
| Thuê đơn vị kế toán thuế có kinh nghiệm với doanh nghiệp thi công, xây lắp | Công ty có nhiều hợp đồng chạy song song, cần báo cáo theo từng dự án | Chi phí dịch vụ thường cao hơn, nên hỏi kỹ phạm vi công việc trước khi ký |
Ngoài kinh nghiệm ngành, chúng tôi khuyên nên hỏi thẳng đơn vị kế toán một câu: có lập được báo cáo tài chính riêng cho từng dự án không, hay chỉ gộp chung vào một bảng cân đối kế toán? Nếu công ty đang thi công cùng lúc năm, sáu công trình mà báo cáo không tách theo dự án, chủ doanh nghiệp sẽ không phân biệt được công trình nào đang lỗ, công trình nào đang lãi.
Nếu bên bạn chưa có đầu mối quen thuộc, có thể tham khảo website Luật An Khang để xem cách một đơn vị chuyên tư vấn thuế, kế toán tổ chức quy trình làm việc với khách hàng ngành xây dựng, thi công.
Công nghệ cũng đang hỗ trợ tốt hơn cho bài toán này. Một số đơn vị đã áp dụng tự động hóa báo cáo kế toán cho đơn vị PCCC để giảm bớt thao tác nhập liệu thủ công, đặc biệt với các công ty có nhiều hợp đồng bảo trì, kiểm định định kỳ chạy song song.
Một tiêu chí nữa ít công ty để ý: đơn vị kế toán có theo sát được lịch nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý không, hay để đến gần hạn mới nhắc. Với công ty thi công, dòng tiền thường không đều, có tháng nhận tạm ứng lớn, có tháng gần như không có doanh thu. Kế toán giỏi sẽ tư vấn được thời điểm nộp thuế phù hợp, tránh để công ty bị phạt chậm nộp vì quên hạn.
Kết luận
Chọn đúng dịch vụ kế toán thuế không phải chuyện có thể làm qua loa, nhất là với công ty thi công PCCC có nhiều hợp đồng chạy song song. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, một đơn vị hiểu ngành xây dựng, biết tách báo cáo theo từng dự án sẽ giúp công ty tránh được rất nhiều rắc rối khi quyết toán, từ sai sót hóa đơn vật tư đến nhầm lẫn thuế nhân công thời vụ.
Nếu công ty bạn đang tìm một đầu mối đáng tin cậy, có thể xem thêm dịch vụ kế toán thuế tại hà nội để được tư vấn giải pháp phù hợp với đặc thù doanh nghiệp thi công.
Câu hỏi thường gặp
Công ty PCCC nhỏ có bắt buộc thuê dịch vụ kế toán thuế theo hợp đồng không?
Không bắt buộc, nhưng chúng tôi khuyên nên làm sớm nếu công ty nhận từ hai hợp đồng thi công trở lên cùng lúc. Tự làm kế toán nội bộ vẫn được, miễn là người phụ trách hiểu cách tách chi phí, doanh thu theo từng công trình. Vấn đề chỉ phát sinh khi công ty tăng trưởng nhanh mà sổ sách không theo kịp.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán thuế theo dõi hợp đồng thi công khoảng bao nhiêu mỗi tháng?
Mức phí thay đổi tùy số lượng hóa đơn, số hợp đồng đang chạy và yêu cầu báo cáo riêng theo dự án hay không, nên chúng tôi không đưa ra một con số cố định ở đây. Cách hợp lý nhất là liệt kê rõ số công trình, số hóa đơn phát sinh mỗi tháng rồi nhờ đơn vị kế toán báo giá cụ thể, tránh so sánh giá mà bỏ qua phạm vi công việc.
Đổi đơn vị kế toán giữa chừng dự án thi công có ảnh hưởng gì đến hồ sơ quyết toán không?
Có ảnh hưởng nếu bàn giao không kỹ, nhất là phần chứng từ gốc và bảng theo dõi tiến độ từng hợp đồng. Chúng tôi khuyên nên yêu cầu đơn vị cũ xuất toàn bộ sổ sách, hóa đơn liên quan đến các công trình đang dở dang trước khi ký với đơn vị mới, để tránh gián đoạn khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Còn nếu vẫn phân vân giữa các phương án, chúng tôi luôn sẵn sàng ngồi lại cùng bạn rà một lượt các hợp đồng đang thi công, để tìm ra cách theo dõi sổ sách phù hợp nhất trước khi chọn đơn vị đồng hành lâu dài.
