Có lần bên mình lo vận chuyển hàng Trung Quốc về xưởng, tưởng đơn giản như mua hàng trong nước. Lô đầu báo khói và dây tín hiệu đặt bên Quảng Châu, cuối cùng bị giữ ở cảng thêm bốn ngày. Đội thêm gần hai triệu tiền cước phát sinh. Chuyện này không hiếm với anh em làm nghề thi công PCCC. Vật tư trong nước không phải lúc nào cũng có sẵn. Nhiều linh kiện phải đặt từ xưởng bên Trung Quốc mới có đủ hàng. Nhưng đặt được hàng chỉ là bước đầu. Đưa hàng về đúng hẹn, đúng giá mới là chuyện đau đầu thật sự. Bài này chúng tôi kể lại những kinh nghiệm thật. Từ lúc chọn nguồn hàng cho tới khi kiểm hàng ở kho công trình.
Vì sao nhiều đơn vị thi công chọn nguồn vật tư Trung Quốc
Không phải chúng tôi thích nhập hàng ngoại vì sính ngoại. Lý do đơn giản hơn nhiều: giá tốt và hàng có sẵn quanh năm. Một đầu báo khói loại thường mua trong nước có khi phải chờ đại lý về hàng cả tuần. Cùng loại đó đặt bên Trung Quốc, xưởng gần như luôn có sẵn hàng. Giao trong vài ngày là đóng thùng lên tàu ngay. Nhóm vật tư anh em hay đặt nhất là đầu báo khói, đầu báo nhiệt và nút nhấn báo cháy. Ngoài ra còn có dây tín hiệu và một số phụ kiện tủ điều khiển. Bình chữa cháy nguyên chiếc thì ít khi nhập, vì khá cồng kềnh. Chi phí vận chuyển với loại hàng đó thường ăn hết phần lời. Trước khi đặt hàng, chúng tôi luôn dặn anh em kỹ thuật xem lại đang thiếu thiết bị báo cháy hay thiết bị chữa cháy. Hai nhóm này nguồn hàng và cách đóng gói khác nhau khá nhiều. Xác định rõ nhóm hàng ngay từ đầu giúp việc chọn tuyến vận chuyển sau này đỡ mất công đổi tới đổi lui.
Bảy lỗi khiến chi phí vận chuyển hàng Trung Quốc đội lên
Mục này có lẽ là mục chúng tôi tâm đắc nhất. Toàn là bài học tốn tiền thật, không phải lý thuyết suông. Cùng một lô hàng, đội chi phí gấp rưỡi hay giữ nguyên phần lớn nằm ở khâu chuẩn bị trước khi hàng lên tàu. Dưới đây là bảy lỗi bên mình từng gặp hoặc từng mắc phải.
- Gộp lô sai thời điểm: chờ gom đủ hàng quá lâu khiến công trình chậm tiến độ. Hoặc gom vội khi lô còn quá nhỏ nên mất giá cước tốt.
- Khai báo thiếu thông tin hàng hoá, ví dụ quên ghi rõ hàng có pin bên trong, khiến hải quan giữ lại kiểm tra thêm.
- Đóng gói sơ sài, dùng thùng carton mỏng cho hàng dễ vỡ như đầu báo khói, dẫn tới hàng nứt vỏ khi về tới kho.
- Chọn nhầm tuyến vận chuyển, ví dụ đi đường biển cho lô hàng cần gấp. Vừa chậm, vừa phải đặt bù đường bộ, tốn thêm một lần cước.
- Không tách riêng hàng cồng kềnh với hàng nhỏ gọn, khiến cả lô bị tính cước theo mức của món to nhất.
- Ham đơn vị vận chuyển giá rẻ nhưng không hỏi rõ có bảo hiểm hàng hoá hay không, tới lúc mất hàng mới biết tay trắng.
- Không đối chiếu packing list ngay khi nhận. Để vài ngày sau mới phát hiện thiếu món thì khó truy lại với bên vận chuyển.
Đa số lỗi này bắt nguồn từ khâu chuẩn bị phía mình. Vận chuyển hàng Trung Quốc tự nó không khó đến vậy đâu.
Hàng cồng kềnh và hàng có pin: quy định riêng
Hai loại hàng hay bị giữ ở sân bay hoặc cảng nhất là hàng cồng kềnh và hàng có pin bên trong. Cồng kềnh ở đây là những kiện vượt kích thước tiêu chuẩn của hãng vận chuyển. Ví dụ như tủ điều khiển báo cháy nguyên bộ, hoặc cuộn dây tín hiệu cỡ lớn. Hàng có pin thì quen thuộc hơn với anh em. Đầu báo khói không dây, đèn exit dự phòng, bộ đàm công trình đều có pin lithium bên trong. Pin lithium được xếp vào nhóm hàng cần khai báo riêng khi vận chuyển bằng đường hàng không. Một số tuyến đường biển cũng áp dụng quy định tương tự, do nguy cơ cháy nổ nếu va đập mạnh. Có lần bên mình gửi một lô đèn exit, quên khai rõ có pin bên trong. Hãng bay từ chối nhận ngay tại kho gom hàng, phải quay xe về đóng gói lại. Cách xử lý đúng là khai rõ ngay từ đầu, tách riêng kiện có pin ra một khu vực. Dán nhãn cảnh báo pin lithium theo đúng mẫu bên vận chuyển cung cấp. Với hàng cồng kềnh, nên hỏi trước đơn vị vận chuyển về giới hạn kích thước cho phép. Tránh đóng một kiện quá khổ rồi phải tháo ra đóng lại giữa chừng, vừa mất thời gian vừa phát sinh phí xử lý thêm.
Gom lô thế nào cho tiết kiệm
Câu hỏi anh em hay hỏi nhất là: gom bao nhiêu hàng thì nên gửi một lô? Cước vận chuyển hàng Trung Quốc thường tính theo khối lượng tính cước. Nói dễ hiểu là so sánh cân nặng thật với thể tích kiện hàng, bên nào lớn hơn tính bên đó. Với vật tư PCCC nhỏ gọn như đầu báo, nút nhấn, dây tín hiệu, bên mình có một ngưỡng hay áp dụng. Đó là khi lô đạt khoảng 80 đến 100kg trở lên. Dưới mức đó, cước tính theo kg tối thiểu của hãng vận chuyển sẽ cao hơn hẳn mức trung bình. Ví dụ dễ hình dung: một lô 40kg có khi phải trả mức cước gần bằng lô 90kg. Lý do là cả hai đều chưa vượt ngưỡng tối thiểu của hãng. Nếu công trình không gấp, chờ thêm vài ngày để gom đủ hàng thường tiết kiệm hơn gửi hai chuyến riêng. Nhưng cũng đừng chờ quá lâu. Công trình bị chậm tiến độ còn tốn kém hơn nhiều so với khoản cước chênh lệch đó.
Đóng gói và dán nhãn để không thất lạc
Thất lạc hàng giữa chừng thường không phải vì mất trộm. Nguyên nhân hay gặp hơn là kiện hàng không có gì để nhận diện, khi lẫn vào cả trăm kiện khác ở kho trung chuyển. Ba việc nhỏ dưới đây giúp bên mình gần như không còn bị lạc kiện.
- Chụp ảnh từng kiện trước khi giao cho bên vận chuyển. Ảnh cần rõ số lượng và tình trạng đóng gói, làm căn cứ nếu sau này phát sinh tranh cãi.
- Đánh mã kiện riêng cho từng thùng, ghi cả trên thùng lẫn trên danh sách gửi kèm, tránh chỉ ghi tên hàng chung chung.
- Lập biên bản bàn giao có chữ ký hai bên ngay tại thời điểm giao nhận, không giao qua loa bằng miệng rồi thôi.
Ba việc này mất thêm chừng mười lăm phút mỗi lần gửi hàng. Nhưng khi có sự cố, đây lại là thứ giúp bên vận chuyển tra cứu nhanh. Thay vì cả hai bên ngồi đoán mò kiện nào là kiện nào.
Chọn đối tác vận chuyển thay vì tự lo từng khâu
Nhiều anh em mới vào nghề hay muốn tự làm hết. Tự đặt hàng bên xưởng, tự thuê xe kéo ra cảng, tự khai hải quan. Làm vài lô đầu thấy ổn, nhưng khi hàng dồn nhiều dự án cùng lúc thì đuối sức thấy rõ. Theo kinh nghiệm bên mình, mốc nên tìm một đối tác vận chuyển trọn gói là khi mỗi tháng có từ hai lô hàng trở lên. Một đơn vị vận chuyển hàng Trung Quốc uy tín sẽ lo được từ khâu gom hàng bên xưởng, đóng kiện, khai hải quan. Họ giao tận công trình luôn cho mình. Việc còn lại chỉ là theo dõi và đối chiếu chứng từ. Trước khi ký hợp tác, chúng tôi thường hỏi thẳng vài câu. Đơn vị có bảo hiểm hàng hoá không? Thời gian về trung bình cho tuyến đang cần là bao lâu? Có hỗ trợ khai riêng cho hàng có pin không? Thiếu hàng thì quy trình đền bù ra sao? Nếu bên vận chuyển trả lời rành rọt, không né tránh, đó thường là dấu hiệu họ đã quen xử lý hàng vật tư kỹ thuật. Chứ không chỉ nhận hàng tiêu dùng thông thường. Với vật tư PCCC đặc thù như đầu báo, tủ điều khiển, bên mình vẫn quen dùng dịch vụ vận chuyển hàng Trung Quốc uy tín. Vậy nên đỡ phải tự lo từng khâu nhỏ lẻ như trước.
Kiểm hàng khi kiện về tới công trình, kho
Hàng về tới công trình chưa phải là xong việc. Bước kiểm hàng nhanh nhưng quan trọng, bỏ qua bước này thì rắc rối dồn hết ra sau. Quy trình bên mình áp dụng khá đơn giản. Cân tổng các kiện trước, đối chiếu với số cân ghi trên vận đơn xem có chênh lệch bất thường không. Sau đó đếm số lượng từng loại vật tư, so với packing list bên xưởng gửi kèm. Cuối cùng mở vài kiện ngẫu nhiên kiểm tra tình trạng thực tế. Không cần mở hết, nhưng đủ để phát hiện hàng vỡ hay ẩm mốc. Có đợt hàng nhập về rồi để tồn kho khá lâu, do công trình dời lịch thi công. Tới lúc lấy ra lắp mới phát hiện vài món đã xuống cấp. Việc này khiến bên mình liên tưởng tới chuyện bình chữa cháy để lâu chưa dùng nên nạp lại hay mua mới. Vật tư nhập về cũng vậy, để càng lâu càng nên kiểm tra kỹ trước khi đưa vào lắp đặt. Nếu phát hiện thiếu hàng ngay lúc kiểm, nên báo bên vận chuyển trong vòng vài ngày đầu. Để càng lâu càng khó đối chiếu lại chứng từ gốc.
Tính giá vốn đúng: cước, thuế, hao hụt
Nhiều đơn vị chỉ cộng giá mua với tiền cước là ra giá vốn. Làm vậy thường bị lệch khá nhiều so với thực tế. Công thức đầy đủ hơn nên gồm bốn phần. Đó là giá hàng tại xưởng, cước vận chuyển về tới kho, thuế nhập khẩu và phần trăm hao hụt dự phòng. Thuế nhập khẩu với vật tư PCCC tuỳ loại mà mức khác nhau. Phần này nên hỏi rõ đơn vị làm thủ tục hải quan, hoặc tra theo biểu thuế hiện hành, tránh áng chừng theo trí nhớ. Hao hụt dự phòng là khoản nhiều người bỏ quên nhất. Một lô hàng dù kiểm kỹ vẫn có thể có vài món lỗi khi lắp thử. Bên mình luôn cộng thêm một khoản nhỏ, thường vài phần trăm giá trị lô, để không bị âm vốn khi phát sinh. Ngoài chi phí nhập hàng, nếu vật tư dùng cho hệ thống đang chờ nghiệm thu, đừng quên phần chi phí làm hồ sơ. Ví dụ khi công trình cần kiểm định PCCC định kỳ cho nhà xưởng nhỏ, khoản này tính riêng. Không gộp vào giá vốn vật tư. Gộp nhầm hai khoản này là sai lầm khá phổ biến. Khiến báo giá cho khách bị lệch ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Đặt hàng lẻ, số lượng ít có ghép vận chuyển được không?
Được. Hầu hết đơn vị vận chuyển đều nhận ghép hàng lẻ chung container hoặc chung chuyến xe với các đơn khác. Cước sẽ tính theo cân nặng hoặc thể tích thực tế của phần hàng bạn gửi. Thời gian về có thể chậm hơn vài ngày so với gửi nguyên container.
Vật tư nặng như tủ điều khiển, cuộn dây thường mất bao lâu để về tới Việt Nam?
Tuỳ tuyến vận chuyển và loại hàng, mức trung bình thường dao động khoảng một đến hai tuần với đường bộ. Đường biển có thể lâu hơn. Đây chỉ là con số tham khảo, bạn nên hỏi cụ thể thời gian dự kiến với đơn vị đang hợp tác cho từng lô hàng.
Nếu thiếu hàng hoặc hàng bị vỡ khi nhận thì xử lý thế nào?
Việc đầu tiên là chụp ảnh hiện trạng ngay khi mở kiện. Đối chiếu với packing list và biên bản bàn giao đã lập trước đó. Sau đó báo ngay cho bên vận chuyển trong vài ngày đầu. Kèm theo ảnh và số liệu chênh lệch, để họ còn truy lại được lô hàng gốc.
Nhập vật tư PCCC từ Trung Quốc không khó, nếu mình chịu bỏ thời gian chuẩn bị kỹ từ đầu. Gom lô đúng lúc, đóng gói cẩn thận, chọn đúng đối tác vận chuyển. Phần lớn rắc rối coi như đã giải quyết trước khi hàng lên tàu. Nếu công trình của bạn đang cần một lô vật tư gấp mà chưa quen đầu mối nào, đừng ngại hỏi thử. Đội ngũ chúng tôi luôn sẵn lòng chia sẻ thêm kinh nghiệm thực tế.
